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Excel: calculs, graphiques et bases de données

 

Validation de saisie, format personnalisé,
bouton de commande et protection des données.

1.     Préparation du document

Nous allons créer un formulaire d’inscription pour l’Amicale de Trifouillis-les-Oies.

Ouvrez un nouveau document Excel et préparez le document ci-dessous :

2.     Création d’un format personnalisé

Faire un clic droit sur la cellule qui contiendra l’âge, cliquez sur Format de cellule.

Sélectionnez l’option Personnalisée dans la liste des formats de nombre.

Dans la zone Type, tapez :    0" ans"

Le 0 symbolise le nombre entier.

Tout ce qui est saisi  entre guillemets sera ajouté tel quel.

3.     Paramétrage des règles de saisie

Nous allons nous assurer que la saisie dans notre formulaire respectera un certain nombre de règles.

A.      Règle de saisie du nom

Cliquez sur la cellule dans laquelle on inscrira le nom du futur adhérent, puis sur Données | Validation des données.

Dans la zone Autoriser, nous allons choisir l’option Personnalisé, puis saisir la formule suivante :

=EXACT(C7;MAJUSCULE(C7))

C7 est la cellule dans laquelle on saisira le nom.

La fonction EXACT() a pour rôle de comparer 2 éléments.

La fonction MAJUSCULE() a pour rôle de basculer un texte en majuscules.

La combinaison des deux vérifie donc que le texte dans C7 est bien saisie en majuscules.

Nous allons également informer la personne qui effectuera la saisie qu’elle doit observer cette règle. Cliquez sur l’onglet Message de saisie et tapez le message d’information que vous souhaitez que l’utilisateur du formulaire voit apparaître quand il cliquera sur la cellule.

Enfin, cliquez sur l’onglet Alerte d’erreur et décochez la case q Quand des données non validées sont tapées.

 

B.      Règle de saisie du prénom

Cliquez sur la cellule dans laquelle on inscrira le nom du futur adhérent, puis sur Données | Validation des données.

Dans la zone Autoriser, nous allons choisir l’option Personnalisé, puis saisir la formule suivante :

=EXACT(C9;NOMPROPRE(C9))

C9 est la cellule dans laquelle on saisira le prénom.

La fonction EXACT() a pour rôle de comparer 2 éléments.

La fonction NOMPROPRE() a pour rôle de basculer l’initiale des mots en majuscules.

La combinaison des deux vérifie donc que le texte dans C9 est bien saisie avec une initiale en majuscule.

Nous allons également informer la personne qui effectuera la saisie de cette règle. Cliquez sur l’onglet Message de saisie et tapez le message d’information souhaité.

Enfin, cliquez sur l’onglet Alerte d’erreur et décochez la case q Quand des données non validées sont tapées.

 

C.       Règle de saisie de l’âge

Cliquez sur la cellule qui va contenir l’âge, puis dans la fenêtre de validation, autorisez les nombres entiers supérieurs à 17 et informez l’utilisateur qu’il ne doit pas inscrire de personnes mineurs.

Nous allons obliger l’utilisateur à respecter cette restriction :

Dans l’onglet Alerte d’erreur, laissez coché þ Quand des données non validées sont tapées.

Dans la liste Style, choisissez l’option Arrêt, et informez l’utilisateur de son erreur par un message explicite.

D.      Règle pour les activités

Sélectionnez les cellules des activités : cliquez sur la cellule qui contiendra la 1ère activité, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur la cellule qui contiendra la 2ème activité.

Dans la fenêtre de validation, autorisez une liste et indiquez les éléments en les séparant par des points-virgules.

4.     Programmation d’un bouton de commande

Nous allons ajouter un bouton de commande qui permettra, lorsque l’on cliquera dessus, de mettre en valeur les erreurs de saisie (c’est-à-dire les éléments qui ne respectent pas nos règles de saisie).

A.       Programmation d’une macro

Il est possible de créer une petite programmation sans avoir besoin de connaître le langage de programmation du pack Office (qui est le VBA – Visual Basic for Applications – pour ceux que ça intéresse). Pour cela nous allons utiliser l’enregistreur de macro : c’est une sorte de magnétophone, sauf qu’au lieu d’enregistrer votre voix, il enregistre vos actions et les transforme en programmation VBA. Le programme ainsi créé pourra ensuite être réutilisé dès qu’on le voudra.

Pour repérer les erreurs de saisie, il faut en principe cliquer sur : Outils | Audit de formules | Afficher la barre d’outils Audit de formules puis dans la barre qui apparaît, cliquer sur l’icône ‘Encercler les données non valides’ et enfin fermer la barre d’outils.

Cette manipulation peut être fastidieuse, c’est pourquoi nous allons l’enregistrer dans une macro :

Cliquez sur Outils | Macro | Nouvelle macro…

Dans la fenêtre qui apparaît, donnez un nom à la macro (les espaces ne sont pas autorisés).

L’enregistrement de la macro va commencer dès que vous cliquerez sur OK. Dès lors, attention à vos actions car elles seront toutes enregistrées par la macro ! Donc pas de clics superflus.

Après avoir cliqué sur OK, une nouvelle barre d’outils apparaît. N’y touchez pas pour l’instant.

Effectuez très précisément et uniquement les actions suivantes :

Ø  Cliquez sur : Outils | Audit de formules | Afficher la barre d’outils Audit de formules

Ø  Dans la barre qui apparaît, cliquez sur l’icône ‘Encercler les données non valides’

Ø  Cliquez sur la croix en haut à droite de la barre d’outils

Ø  Cliquez sur l’icône ‘Arrêter l’enregistrement’ dans la barre d’outils Macro :

Voilà, la macro est enregistrée. Si vous vous êtes trompé, il faut recommencer, car vous ne pouvez pas corriger une macro à moins de connaître le langage VBA.

B.       Affecter la macro à un bouton de commande.

Commencez par créer votre bouton de commande, par exemple avec une forme automatique, ou une zone de texte, ou une image :

Faites un clic droit sur le bouton et cliquez sur Affecter une macro… dans le menu contextuel.

Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le nom de votre macro puis sur OK.

Maintenant, quand vous cliquez sur votre bouton de commande, les erreurs de saisie sont entourées de rouge. Les cercles disparaissent dès que les erreurs sont corrigées.

5.     Protection des données

Il nous reste à protéger notre travail : il s’agit de définir les cellules qui pourront être modifiées et celles qui n’ont pas le droit de l’être. Dans notre exemple, seules les 5 cellules grises de notre formulaire peuvent être modifiées.

A.      Spécifier les cellules modifiables

Cliquez sur la cellule contenant le nom (C7), maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez en même temps sur les cellules C9 puis C11 puis C13 puis C15. Lâchez la touche Ctrl.

Ouvrez le menu Format | Cellules…

Cliquez sur l’onglet Protection et décochez la case q Verrouillée puis cliquez sur OK.

B.      Activer la protection de la feuille

Cliquez sur Outils | Protection | Protéger la feuille…

Décochez toutes les cases sauf la ligne þ Sélectionner les cellules déverrouillées puis cliquez sur OK.

La feuille est maintenant protégée : vous pouvez uniquement écrire dans les cellules déverrouillées et cliquer sur le bouton de commande.

Pour retirer la protection si besoin, il faudra cliquer sur Outils | Protection | Ôter la protection de la feuille…

 

© 2006-2012 - Fabie Info | Dernière mise à jour: 06/07/2012